เทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์ได้เปลี่ยนแปลงไปตามกาล เวลา วิธีจัดการฐานข้อมูลก็ได้รับการพัฒนาให้ก้าวหน้าขึ้นเป็นลำดับ การจัดการฐานข้อมูลจึงเป็นศาสตร์ที่มีการศึกษาเล่าเรียนกันในหลาย ๆ ระดับ การจัดการฐานข้อมูลจะยึดหลักการที่สำคัญคือ
1) ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล การจัดเก็บข้อมูลเป็นแฟ้ม โดยกระจายอยู่ในหลาย ๆ แฟ้ม มักจะพบปัญหาของการปรับแก้ไขข้อมูล เพราะต้องคอยปรับปรุงข้อมูลให้ครบทุกแฟ้ม มิฉะนั้นจะพบกับปัญหาความซ้ำซ้อนของข้อมูล ซึ่งทำให้การบริหารข้อมูลทำได้ยากข้อมูลจึงควรได้รับการออกแบบและเก็บอยู่ใน ฐานข้อมูลที่ใดที่เดียว เพื่อลดความซ้ำซ้อน
ในการกำหนดรูปแบบข้อมูลจะต้องทำให้ข้อมูลทั้งฐานข้อมูลเป็นรูปเดียวกัน เช่น การกำหนดข้อมูลชื่อ ให้ใช้ชื่อแล้วเว้นช่องว่างจึงเป็นนามสกุล และมีตำแหน่งต่อท้ายแทนการขึ้นต้น เช่น พ.ท. สมชาย ดีใจ เก็บเป็น สมชาย ดีใจ พ.ท. เป็นต้น เมื่อมีการกำหนดรูปแบบข้อมูลที่ชัดเจน และถือปฏิบัติใช้ทั้งฐานข้อมูลก็จะลดปัญหาการจัดการฐานข้อมูลลงไปได้มาก ทำให้ข้อมูลเป็นกลางและใช้ร่วมกันได้ นอกจากนี้ยังมีหลายสาเหตุที่อาจก่อให้เกิดความซ้ำซ้อนของข้อมูลในฐานข้อมูล ซึ่งจะต้องคำนึงถึงในการออกแบบฐานข้อมูล
ข้อมูล จะต้องใช้งานได้กับผู้ใช้หลาย ๆ ประเภท หรือหลายแบบ เช่น ข้อมูลในฐานข้อมูลของจังหวัด จะต้องใช้ได้ทุกอำเภอ
ความ ต้องการข้อมูลของแต่ละหน่วยงานอาจมีรายละเอียดที่ต่างกัน เช่น แผนกขายต้องการชื่อที่อยู่ของลูกค้าเพื่อติดต่อส่งเสริมการขาย แผนกติดตามหนี้ต้องการได้รายละเอียดเกี่ยวกับประวัติหนี้ค้างของลูกค้า
การเรียกชื่อข้อมูล อาจจะเรียกแตกต่างกัน เช่น ชื่อสินค้า อาจเรียกได้หลายอย่างในชื่อสินค้าเดียวกัน
2) กำหนดมาตรฐานข้อมูล ในการสร้างฐานข้อมูลจะต้องให้ข้อมูลที่จัดเก็บเป็นมาตรฐาน มีการกำหนดรหัสที่เป็นมาตรฐาน มีการกำหนดคำหลัก (keyword) หรือค่าที่ใช้แทนข้อมูลอย่างเดียวกันเพื่อให้ได้ความหมายต่อการใช้งานที่ดี
3) มีระบบป้องกันความปลอดภัยของข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล จำเป็นต้องจัดแบ่งระดับความสำคัญของข้อมูลเพื่อกำหนดผู้ใช้ มีการควบคุมข้อมูล เพื่อบ่งบอกว่าใครจะเป็นผู้แก้ไขหรือข้อมูลได้บ้าง มีการบันทึกประวัติการแก้ไขข้อมูลเพื่อตรวจสอบ ข้อมูลที่จัดเก็บนั้นอาจมีความสำคัญ ดังนั้นการแก้ไขหรือปรับปรุงข้อมูลโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์นั้นอาจทำให้ข้อมูล เสียหายได้
4) มีความเป็นอิสระจากโปรแกรม ระบบจัดการฐานข้อมูลที่ดีจะต้องเป็นระบบที่ ข้อมูลและฐานข้อมูลมีความเป็นอิสระจากโปรแกรม ทำให้สามารถใช้โปรแกรมจัดการฐานข้อมูลใด ๆ จัดการฐานข้อมูลได้ การออกแบบให้ข้อมูลเป็นอิสระนี้ทำให้ข้อมูลใช้ได้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ทุก รูปแบบ
5) รวมข้อมูลเป็นฐานข้อมูลกลาง แต่เดิมมีการเก็บข้อมูลแยกเป็นแฟ้มกระจัดกระจาย จึงต้องเก็บข้อมูลด้วยเทป แต่ในปัจจุบันด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัยสามารถรวบรวมข้อมูลเข้าด้วยกันเป็นฐาน ข้อมูลกลาง ทำให้ระบบการทำงานใช้ข้อมูลร่วมกันได้
การดำเนินงานฐานข้อมูลจะต้องมีการจัดการเตรียมฐานข้อมูลและบริหารข้อมูล โดยจัดแบ่งแยก ปรับปรุงข้อมูล และตรวจสอบความถูกต้องหน้าที่หลักของผู้บริหารฐานข้อมูล จึงประกอบด้วยการจัดเก็บข้อมูล การติดต่อประสานงานกับแหล่งข้อมูลและที่มาของข้อมูล ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล แบ่งกลุ่ม จัดลำดับ กำหนดรหัสข้อมูล สรุปผลทำรายงาน คำนวณเก็บรักษาข้อมูลโดยต้องคำนึงถึงความปลอดภัยและเชื่อถือได้ของข้อมูล การค้นหาข้อมูล การสำรวจข้อมูล และเผยแพร่แจกจ่ายข้อมูล
